Contestazione disciplinare: come rispondere e cosa si rischia

Alla contestazione disciplinare si risponde con giustificazioni scritte, con la richiesta di essere ascoltati o con entrambe, entro il termine indicato nella lettera, che per legge non può essere inferiore a 5 giorni (art. 7 dello Statuto dei lavoratori, legge 300/1970). È il momento in cui il lavoratore dà la sua versione prima che il datore decida: una risposta precisa e documentata può evitare la sanzione o ridurla.

La contestazione disciplinare è l’atto scritto con cui il datore di lavoro descrive un comportamento che considera una violazione dei doveri del dipendente e avvia il procedimento che può portare a una sanzione, fino al licenziamento. Vediamo cosa deve contenere, quali termini valgono, come preparare la difesa e cosa si rischia.

In breve

• Nessuna sanzione più grave del rimprovero verbale può essere data senza una contestazione scritta e prima che siano passati 5 giorni per difendersi (art. 7 L. 300/1970).
• Il lavoratore può rispondere per iscritto, chiedere di essere sentito a voce o fare entrambe le cose, con l’assistenza di un rappresentante sindacale.
• La contestazione deve essere specifica e tempestiva; molti contratti collettivi fissano anche il termine entro cui il datore deve decidere.
• Le sanzioni conservative arrivano al massimo alla sospensione per 10 giorni; il licenziamento richiede una giusta causa o un giustificato motivo soggettivo.

Cosa deve contenere una contestazione disciplinare?

Il potere disciplinare nasce dagli obblighi di diligenza e fedeltà del dipendente (artt. 2104 e 2105 c.c.) e va esercitato in proporzione alla gravità dell’infrazione (art. 2106 c.c.). Infrazioni, sanzioni e procedura devono essere indicate nel codice disciplinare, affisso in un luogo accessibile a tutti; secondo la giurisprudenza l’affissione non serve per i comportamenti contrari ai doveri fondamentali o penalmente illeciti, come il furto.

Per essere valida la contestazione deve rispettare alcuni requisiti:

• Forma scritta, con consegna a mano, raccomandata o PEC.
• Specificità: fatti precisi, con date, luoghi e circostanze, così da permettere una difesa concreta.
• Tempestività: il datore deve muoversi appena conosce i fatti, con il tempo necessario ad accertarli; un ritardo ingiustificato rende illegittima la sanzione.
• Immutabilità: la sanzione può basarsi solo sui fatti contestati, non su addebiti nuovi.

Nel pubblico impiego il procedimento segue regole proprie, fissate dagli artt. 55 e seguenti del D.Lgs. 165/2001, con termini e uffici diversi da quelli descritti qui.

Entro quanto tempo bisogna rispondere?

Il termine minimo è di 5 giorni dalla ricezione: prima di allora il datore non può applicare sanzioni più gravi del rimprovero verbale. Molti contratti collettivi prevedono termini analoghi o più lunghi, e il termine si conta dal giorno in cui si riceve la lettera. La malattia non sospende automaticamente il procedimento: se impedisce davvero di presentarsi all’audizione, conviene chiederne subito il rinvio con il certificato, oppure inviare comunque difese scritte.

Anche il datore ha dei tempi. Oltre all’immediatezza della contestazione, molti contratti fissano un termine per decidere dopo le giustificazioni: nel contratto dei metalmeccanici dell’industria, se la sanzione non arriva entro 6 giorni dalle giustificazioni, queste si intendono accolte; nel terziario Confcommercio il termine decorre dalla scadenza di quello concesso per le giustificazioni e può essere prorogato con comunicazione scritta. Se il procedimento si chiude con un licenziamento, questo ha effetto dal giorno della contestazione (art. 1, comma 41, L. 92/2012).

Come rispondere: difesa scritta o audizione?

Il lavoratore può inviare giustificazioni scritte, chiedere di essere sentito a voce o fare entrambe le cose. Se chiede espressamente l’audizione, il datore deve ascoltarlo anche quando le difese scritte sembrano complete, come ha più volte affermato la Cassazione. All’incontro può farsi assistere da un rappresentante del sindacato a cui aderisce o conferisce mandato (art. 7, comma 3).

Qualche indicazione pratica per preparare la risposta:

1. Leggete la lettera con attenzione e conservate la busta o la ricevuta della PEC, che provano la data.
2. Non rispondete d’impulso: niente toni polemici, niente ammissioni di fatti non provati, niente accuse generiche.
3. Raccogliete le prove: turni, email, ordini di servizio, messaggi, certificati e nomi dei colleghi presenti.
4. Chiedete i documenti su cui si fonda l’addebito, se vi servono per difendervi.
5. Rispondete punto per punto, allegando i documenti e segnalando eventuali attenuanti, come l’assenza di precedenti.
6. Inviate la risposta entro il termine, con PEC, raccomandata o consegna a mano con firma per ricevuta.

Anche i dati dei sistemi aziendali, come le timbrature, possono essere usati se raccolti nel rispetto delle regole: ne parliamo a proposito di badge e presenze. Se invece le contestazioni sono ripetute e pretestuose, possono far parte di una strategia di mobbing, da documentare con cura.

Quali sanzioni si rischiano?

Le sanzioni conservative, cioè quelle che non chiudono il rapporto, sono indicate dall’art. 7 dello Statuto e dai contratti collettivi, che collegano a ogni infrazione la misura applicabile: rimprovero verbale, rimprovero scritto, multa fino a 4 ore della retribuzione base e sospensione dal servizio e dalla retribuzione fino a 10 giorni.

Non sono ammesse sanzioni che cambiano in modo definitivo il rapporto, e delle sanzioni applicate da oltre due anni non si può più tenere conto, per esempio per la recidiva. Contro una sanzione conservativa si può ricorrere al giudice oppure, entro 20 giorni, chiedere tramite l’Ispettorato territoriale del lavoro un collegio di conciliazione e arbitrato: in questo caso la sanzione resta sospesa fino alla decisione.

Quando si arriva al licenziamento?

Il licenziamento disciplinare è possibile per giusta causa, cioè per un fatto così grave da non consentire la prosecuzione nemmeno provvisoria del rapporto (art. 2119 c.c.), senza preavviso: per esempio furti, violenze o false timbrature. Oppure per giustificato motivo soggettivo, cioè un notevole inadempimento degli obblighi contrattuali (art. 3 L. 604/1966), con preavviso: per esempio assenze ingiustificate ripetute o gravi negligenze.

In entrambi i casi la procedura dell’art. 7 va seguita in ogni azienda, anche piccola, come ha stabilito la Corte costituzionale. Un’assenza ingiustificata prolungata può oggi portare anche alle dimissioni per fatti concludenti, che seguono un’altra strada. Come impugnare il licenziamento disciplinare è spiegato nella guida sul licenziamento illegittimo; anche in questo caso, con i requisiti, spetta la NASpI.

Domande frequenti

Se non rispondo alla contestazione disciplinare cosa succede?

Il silenzio non equivale a un’ammissione, ma il datore deciderà sulla base dei soli elementi in suo possesso. Ci si potrà difendere anche davanti al giudice, però si perde l’occasione di chiarire subito ed evitare la sanzione.

Posso farmi assistere da un avvocato?

La legge prevede l’assistenza di un rappresentante sindacale; secondo la Cassazione non c’è un diritto a portare l’avvocato all’audizione, salvo che lo consentano il contratto collettivo o il datore. L’avvocato può però preparare la risposta scritta e impostare la difesa.

Mi possono sanzionare due volte per lo stesso fatto?

No: una volta esercitato il potere disciplinare su un fatto, il datore non può punirlo di nuovo. Quel fatto potrà contare solo come precedente, e comunque non oltre due anni dalla sanzione.

Ogni contestazione va letta alla luce del contratto collettivo, del codice disciplinare e della storia del rapporto, e i giorni per rispondere sono pochi. Se ne avete ricevuta una, potete chiedere allo Studio, che si occupa di diritto del lavoro, una valutazione prima di inviare la risposta: i recapiti delle sedi di Palermo e Mussomeli sono nella pagina sedi e contatti.