Straordinari non pagati: come recuperarli e in quanto tempo

Gli straordinari non pagati si possono recuperare chiedendo al datore di lavoro le differenze retributive, prima con una diffida scritta e poi, se serve, con una conciliazione o un ricorso al giudice del lavoro. Il credito si prescrive in cinque anni (art. 2948, n. 4, c.c.) e, nel settore privato, secondo la Cassazione il termine decorre di regola dalla cessazione del rapporto.

Questa guida spiega che cosa si intende per lavoro straordinario, quali limiti pone la legge, come si dimostrano le ore lavorate in più e quali strumenti ci sono per farsele pagare.

In breve

• È straordinario il lavoro prestato oltre l’orario normale di 40 ore settimanali o il minore orario fissato dal contratto collettivo (artt. 3 e 1 D.Lgs. 66/2003).
• Lo straordinario va pagato con le maggiorazioni previste dal contratto collettivo e deve risultare in busta paga.
• Chi chiede il pagamento deve provare le ore svolte: badge, email, messaggi, registri e testimoni sono gli strumenti più usati.
• Il diritto si prescrive in cinque anni; per i dipendenti privati il termine decorre dalla fine del rapporto (Cassazione, sentenza n. 26246/2022).

Che cosa si intende per lavoro straordinario?

L’orario normale di lavoro è fissato in 40 ore settimanali, ma i contratti collettivi possono stabilirne uno inferiore (art. 3 D.Lgs. 66/2003). Il lavoro straordinario è quello svolto oltre questo orario. La durata media della settimana, straordinari compresi, non può superare le 48 ore, calcolate in un periodo di riferimento di quattro mesi che i contratti collettivi possono estendere (art. 4).

Il ricorso allo straordinario deve restare contenuto. Se il contratto collettivo non lo disciplina, è ammesso solo con l’accordo del lavoratore e per non più di 250 ore l’anno (art. 5). Le ore in più vanno compensate con le maggiorazioni retributive fissate dai contratti collettivi, che possono prevedere in aggiunta o in alternativa riposi compensativi.

Le regole sull’orario non si applicano a chi ha un orario non misurabile o predeterminato, come i dirigenti e altri lavoratori con potere di decisione autonomo (art. 17, comma 5). Per chi lavora part-time le ore oltre l’orario concordato, entro il tempo pieno, si chiamano lavoro supplementare e hanno regole proprie, illustrate nella guida sul part-time.

Come si dimostrano le ore di straordinario?

Nel giudizio è il lavoratore a dover provare di aver lavorato oltre l’orario, con indicazioni precise su giorni e ore. Secondo l’orientamento della Cassazione, lo straordinario va pagato quando è stato richiesto o comunque conosciuto e accettato dal datore, anche senza un ordine scritto. Le prove più utili sono:

• Timbrature e registrazioni dei tornelli: il datore deve conservarle e il giudice può ordinarne l’esibizione; sul loro valore vedi la guida su badge e presenze.
• Email e messaggi inviati fuori orario, accessi ai gestionali, turni pubblicati nei gruppi di lavoro.
• Testimoni: colleghi, ex colleghi, clienti o fornitori che possono riferire degli orari effettivi.
• Annotazioni personali tenute giorno per giorno, che da sole non bastano ma rafforzano le altre prove.

Le ore lavorate devono risultare anche nel libro unico del lavoro. Se la busta paga riporta un orario inferiore a quello reale, conviene conservare ogni elemento utile e non firmare dichiarazioni generiche di aver ricevuto tutto quanto dovuto.

Entro quanto tempo si possono chiedere?

I crediti di lavoro si prescrivono in cinque anni. Con la sentenza n. 26246 del 2022 la Cassazione ha stabilito che, dopo le riforme del 2012 e del 2015, il rapporto di lavoro privato non offre più una stabilità tale da eliminare il timore del licenziamento: per questo, per i diritti non ancora prescritti al momento dell’entrata in vigore della L. 92/2012, la prescrizione decorre dalla cessazione del rapporto. In pratica, chi lavora ancora può di regola chiedere gli straordinari degli anni precedenti, e chi ha smesso ha cinque anni dalla fine del rapporto.

Per i dipendenti pubblici, che godono di un regime di stabilità, il termine decorre invece durante il rapporto, mese per mese. In ogni caso una lettera di messa in mora interrompe la prescrizione e la fa ripartire da capo (art. 2943 c.c.). Sulle somme riconosciute spettano interessi e rivalutazione monetaria (art. 429 c.p.c.).

Quali passaggi seguire per farsi pagare?

1. Ricostruire le ore mese per mese e calcolare le differenze con le maggiorazioni del contratto collettivo applicato.
2. Inviare una diffida con raccomandata o PEC, che chiede il pagamento e interrompe la prescrizione.
3. Rivolgersi all’Ispettorato del lavoro: se accerta crediti retributivi, l’ispettore può emettere una diffida accertativa che, in mancanza di pagamento o conciliazione, diventa titolo esecutivo (art. 12 D.Lgs. 124/2004).
4. Tentare la conciliazione in sede sindacale o all’Ispettorato: l’accordo firmato in quella sede è definitivo, come spiega la guida sulla conciliazione in sede protetta.
5. Proporre ricorso al giudice del lavoro del luogo in cui si è lavorato, per esempio il Tribunale di Palermo o di Caltanissetta, con le prove raccolte.

Gli straordinari svolti in modo continuativo incidono anche sul TFR, salvo diversa previsione del contratto collettivo, e sui contributi: se mancano, vedi cosa fare per i contributi non versati. Se insieme agli straordinari mancano stipendi o TFR, i termini e il Fondo di garanzia INPS sono spiegati nella guida su TFR e stipendi non pagati.

Domande frequenti

Il datore può pagare gli straordinari fuori busta?

No: ogni compenso deve risultare in busta paga, con contributi e tasse. Le somme eventualmente pagate in nero, se dimostrate, entrano nel calcolo di quanto resta dovuto, ma il lavoratore può chiedere comunque la regolarizzazione dei contributi.

Posso rifiutarmi di fare gli straordinari?

Dipende dal contratto collettivo, che spesso li rende obbligatori entro certi limiti. Se il contratto collettivo non li disciplina, serve l’accordo del lavoratore (art. 5 D.Lgs. 66/2003).

Ho una partita IVA ma lavoro con orari imposti: posso chiedere gli straordinari?

Prima va accertato che il rapporto è in realtà subordinato. Come si fa è spiegato nella guida sulla falsa partita IVA.

Il calcolo delle differenze e la scelta dello strumento dipendono dalle prove disponibili e dal contratto collettivo applicato. Per una valutazione del caso concreto è possibile contattare lo studio dalla pagina sedi e contatti.